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Empfangsdienste

Der Empfangsdienst ist eine spezielle Form des Tordienstes, bei welchem der Besucherempfang und -Weiterleitung im Vordergrund steht. Der Empfangsdienst ist somit hauptsächlich für den Kontakt mit betriebsfremden Personen zuständig. Er gilt als Visitenkarte eines Unternehmens und hat daher besondere Anforderungen an die Personalqualität.

Hier steht nicht die Qualifizierung als Sicherheitsfachkraft im Vordergrund, sondern vielmehr das Erscheinungsbild und die persönlichen Fähigkeiten der eingesetzten Mitarbeiter, die eine besondere Bindung zum Betrieb entwickeln sollen.

Je nach Kundenbedürfnissen hat der Empfangsdienst zumeist folgende Tätigkeiten zu erfüllen:

  • Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten
  • Telefonzentrale - ein- und ausgehende Telefonate vermitteln
  • Terminierung, Organisation und ggf. Bewirtung von Besprechungsräumen
  • Zutrittskontrolle der Mitarbeiter und Nachweis über den Aufenthalt von Fremdfirmen
  • Organisation der Ausgabe von Betriebs- und Zugangsausweisen
  • Besucherausweiswesen und ggf. Führen eines Gästebuches
  • Schlüssel- und Codekartenverwaltung
  •  Beauftragung von Paket- und Kurierdiensten (Inland/Ausland)
  • Terminplanung und Betreuung des internen Fuhrparks  
  • Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
  • Reisebuchungen (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen, etc.) sowie Reisekostenabrechnung